يمكن لإستراتيجية الإتصالات القوية للشركات أن تحدث فرقاً كبيراً عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية، والتجربة الخاصة بالموظف، والوعي بالعلامة التجارية، والإحتفاظ والإبقاء على الموظفين.
إستراتيجية الإتصال المؤسسي هي الطريقة التي تتواصل بها القيادة مع الموظفين، وتُحدد كيف يتواصل أعضاء الفريق مع المديرين، وكيف يتفاعل العملاء مع نشاطك التجاري، وكيف تظل مؤسستك بأكملها متوافقة.
عندما تقوم بتنفيذ نوع جديد من برامج الإتصال المؤسسي، فقد يستغرق منك الأمر بعض الوقت للبدء، ولكن مع قائمة مدروسة من الأهداف وأدوات الإتصال الصحيحة يكن لديك أفضل إعداد لإستراتيجية إتصال داخلي ناجحة.
وفيما يلي 8 نصائح لمساعدتك في تحقيق أقصى إستفادة خلال تجربتك.
تصميم خطة طرح
من أجل إستخدام أي أداة إتصال مؤسسي جديدة يجب أن يكون معها مُنحنى تعليمي لإستخدامها، وأن يكون التواصل من خلالها عملية مُبسطة قدر الإمكان عند التنفيذ، لذلك عليك العمل على ذلك في إستراتيجية الإتصالات الخاصة بشركتك، لأن الهدف منها لا يتمثل في تعطيل العمليات، ولكن الإرتقاء بها بميزات جديدة تجعل الأشخاص أسرع في وظائفهم.
صمِّم خطة طرح تتضمن متى وكيف تُبلغ موظفيك بهذه الإضافة الجديدة، وكيف سيتم تدريب الفرق على إستخدام الأداة، والمكان الذي يمكن للأشخاص الذهاب إليه لطرح الأسئلة وطلب الدعم الإضافي.
تدريب موظفيك
هناك خطأ شائع يجب تفاديه خلال مرحلة التنفيذ، وهو عدم تخصيص الوقت الكافي لتدريب الموظفين، فمن أجل تحقيق أقصى إستفادة من إستراتيجية الإتصالات الخاصة بشركتك، يجب أن يكون لدى موظفيك معرفة جيدة بكيفية إستخدام الأداة الجديدة التي تقوم بتنفيذها.
إذا كانت تجربة المستخدم بديهية وسهلة له على جميع المستويات، فلا داعي للقلق بشأن تخصيص الكثير من الوقت لتدريب موظفيك، ولكن سوف تحتاج إلى التأكد من حصولهم على تدريب كافٍ.
إنشاء روتين يومي
يُعدُّ إنشاء روتين يومي يضع يوم العمل على المسار الصحيح، ويمكن تخصيصه ليناسب الإحتياجات الفردية لموظفيك هو أمرٌ هام للغاية.
ضع قائمة بالتوقعات أو قائمة المراجعة اليومية لفرقك، والتي قد تختلف حسب القسم أو الفرع، ولكن ما يجب أن يكون متاحًا عبر جميع الفرق هو تسجيل الدخول إلى الإنترنت، أو إلى البوابة الخاصة بالموظفين كل يوم، لأن هذا هو المكان الذي يمكن للموظفين قراءة الإعلانات من خلاله على مستوى الشركة أو الإدارة، والتحقق من حالة المشاريع الجارية، والتواصل مع كل العاملين بالشركة.
الإستفادة من مساحات العمل عبر الإنترنت
تتمثل إحدى نقاط القوة الخاصة بك في بناء إستراتيجية الإتصال بشركتك في إنشاء مساحة عمل فريدة عبر الشبكة الداخلية في المجتمع الإفتراضي للفرق، والمشاريع، ومجموعات المناقشة. حيث يتم من خلالها عزل المسافات عن مجتمع العمل ككل، مما يسمح لك ولموظفيك بتحميل المستندات، وإنشاء المناقشات، والتواصل في الوقت الفعلي دون القلق بشأن تداخل المعلومات أو الرسائل غير المقروءة.
عندما يتم دمج المساحات بكفاءة في إستراتيجية الإتصالات الخاصة بشركتك، فقد يكون من المفيد ربط الموظفين بهدف مشترك، وتعزيز التعاون فيما بينهم.
شجع الموظفين على بدء المُناقشات
إنشاء مجتمع إفتراضي للشركة لا يحدث مع نقرة واحدة، حيث يجب أن يأخذ الرؤساء التنفيذيون والمديرون وقتًا للقيام بدورهم في بدء المجتمع من خلال تشجيع الموظفين على بدء المناقشات الداخلية من خلاله.
ويمكن بدء المناقشات بسهولة من القائمة المنسدلة المُدرجة به، وسوف تساعد في بناء قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بشركتك، ناهيك عن دعم الإتصالات المتقدمة بها.
خُذ وقتك في الإستكشاف
إن إستخدامك لأداة تنقل وبحث قوية تجعل التنقل في مجتمعك الإفتراضي أمراً سهلاً، وتُمكنك من فهم كيفية ومكان تنظيم الأشياء.
أحصل على المجتمع الخاص بشركتك على الإنترنت، وشجع المستخدمين على التحرك في جميع أنحاء النظام الأساسي الذي قمت بإنشائه.
الإستفادة من نظام التلعيب (Gamification)
نظام التلعيب عبر الإنترانت هو طريقة ممتازة لتوصيل الأهداف وتشجيع السلوك الإيجابي للعاملين، مع جعل التجربة أكثر جاذبية لهم.
وتعتمد آلية هذا النظام على إضافة أدوات التحفيز إلى إستراتيجية الإتصالات الخاصة بشركتك، فمثلاً يُمكنك من خلاله إعداد نظام نقاط بحيث عندما يكمل شخص ما مهمة معينة، يحصل على نقاط ويصعد السلم.
وبالإضافة إلى ذلك يمكنك أيضًا إنشاء برامج التحفيز، والتي ستطلق تلقائياً الشارات عندما يكمل المستخدم سلسلة من المهام، لذلك فإن نظام التحفيز يُعد خياراُ رائعاً لك لتدعيم إستراتيجية الإتصالات الداخلية الخاصة بك.
لا تتغاضى عن ميزة “قياس المُعدّل”
تتمثل إحدى مزايا إستخدام الشبكات الداخلية في أنه يمكنك إنشاء تسلسل هرمي للمحتوى يفرز بشكل تلقائي أكثر الملفات، والمستندات، والمدونات، ومواقع wiki شيوعاً، والذي سيساعد بدوره على تشجيع موظفيك على إستخدام هذه الوظائف قدر الإمكان في الحفاظ على المشاركات في مجتمعك الإفتراضي، وكذلك تنظيمه.
وفي النهاية تُعد إستراتيجية الإتصالات الخاصة بشركتك مزيجًا من الطريقة التي تريد أن يعمل بها موظفوك معاً وكيفية مواءمتهم مع هذه الأهداف، فمن خلال التركيز على أهدافك وسماتك الداخلية، ستعُد نفسك للنجاح وتبني مكان عملٍ أقوى.
يمكنك الآن الإستفادة من البرامج التي يُقدمها Optimus Institute، والمعتمد من ATHE وQUALIFI، فقط تواصل معنا وقم بإحداث الفارق في عملك ومهنتك.
لمعرفة المزيد عن برامج Optimus وجميع دوراتنا، قم بزيارة موقعنا على الإنترنت
أو راسلنا على صفحة الفيسبوك
https://www.facebook.com/optimusinstitute