ما هي عملية إدارة الأداء؟

عملية إدارة الأداء هي عملية تعاونية قائمة على التواصل، يعمل فيها الموظفون والإدارة معًا لتخطيط ومراقبة ومراجعة كلاً من أهداف الموظفين، والأهداف طويلة الأجل، والمسار الوظيفي، والمساهمة الإجمالية للشركة.

عملية إدارة الأداء هي عملية مستمرة مع جلسات منتظمة، حيث تتاح من خلالها لكل من الإدارة والموظفين الفرصة لتقديم الملاحظات وكذلك تلقّيها.

فوفقًا لدراسة Gallup State of the American Workplace، فإن 22٪ فقط من الموظفين ملتزمون ومزدهرون في عملهم، وبالتالي فإنه من المرجح أن يحافظ أولئك الموظفون المتفاعلون والمزدهرون على أداء عمل قوي وناجح، حتى في الأوقات الصعبة.

ما يعني أنه هناك أيضًا 78٪ من القوى العاملة يمكنها القيام بعمل أفضل إذا كانت مؤسستهم لديها النوع الصحيح من عملية الإدارة، وفي المكان المناسب.

كما أنه هناك بعض الأسباب المذكورة في هذه الدراسة  ترجع أسبابهم لقلة الحافز في رؤية موظفين آخرين أقل إستحقاقًا يتلقون الترقيات، وكذلك نقص ردود الفعل التي يجب أخذها بالإعتبار من أجل التنفيذ، وكذلك في أن الإدارة قد لا تشمل الموظفين في تحديدها للأهداف. تُظهر كل هذه الأشياء مجتمعة معاً أهمية عملية إدارة الأداء، ولماذا يجب أن يتم أداء كل جزء منها بشكل جيد حتى تنجح العملية ككل.

عندما تتم عملية إدارة الأداء بشكل صحيح، فهي تؤدي وظيفتها التي صُمِّمت لأجله في إصلاح تلك المشاكل في مكان العمل، وإعداد الموظفين للنجاح في تحقيق أهدافهم وأهداف الشركة بشكلٍ عام.

خطوات عملية إدارة الأداء

هناك العديد من الخطوات في عملية إدارة الأداء، والتي يمكن تقسيمها إلى أربع فئات عامة: التخطيط، والتدريب، والمراجعة، والمكافأة.

وكل خطوة من الخطوات السابقة لها نفس القدر من الأهمية، وتُشكِّل معًا العمود الفقري لعملية إدارة أداء الشركة.

1- التخطيط

فالتخطيط هو الخطوة الأولى في عملية إدارة الأداء.

  • المرحلة الفارقة

تبدأ دائماً عملية إدارة الأداء بمرحلة التخطيط.

تحتاج الموارد البشرية والإدارة إلى تحديد الوظائف نفسها، من خلال وضع كلاً من وصفاً شاملاً، وأهدافاً طويلة وقصيرة المدى، وتحديد الأهداف الرئيسية، وإنشاء مقياس واضح لكيفية تقييم تلك الأهداف والغايات.

ولا شك انه يجب أن تكون الأهداف والغايات واضحة، وأن تكون على شكل (SMART )، والتي تعني أن تكون مُحدّدة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة، وتستند إلى الوقت، وكذلك يجب أن يتم وضع معايير أداء واضحة.

  • مرحلة التغذية الإسترجاعية (رصد ردود الأفعال)

بمجرد أن تنتهي الإدارة من مرحلة التحديد، يجب أن تُتاح للموظفين الفرصة لتقديم المُدخلات حول هذه المواد.

لأن الموظفين هم الأشخاص الذين يقومون بالعمل والتنفيذ، وسيكون لديهم النظرة الثاقبة للمهارات، والكفاءات، والأهداف التي ستساعد الشركة بشكل أفضل على تحقيق الأهداف التنظيمية.

  • مرحلة الموافقة

يتوافق خلال هذه المرحلة كلاً من الإدارة والموظفين في وضع تعريفاً لكلاً من الدور، والأهداف، والغايات.

ومن خلال جعل هذه الخطوة الأولى من عملية إدارة الأداء التعاونية، تُمهِّد الإدارة الطريق للعملية ككل لتكون تعاونية، ويشعر الموظف بأنه مُشارِك في تحديد الأهداف – وهو أمر بالطبع امرٌمهم، كما يتضح من دراسة جالوب.

2- التدريب

  • تنظيم الإجتماعات في الوقت المناسب وعلى أساس منتظم

بمجرد تحديد معايير وأهداف الوظيفة المُحتملة، تبدأ بعدها الخطوة التالية في عملية إدارة الأداء.

عملية التدريب مُهمة للغاية ويجب إجراؤها على أساسٍ منتظم، فيجب أن تكون الإجتماعات ربع سنوية على الأقل، على الرغم من أن الإجتماعات الشهرية مثالية.

  • توفير التدريب والتوجيه والحلول اللازمة

يجب أن تُركِّز هذه الإجتماعات التي ذكرناها من قبل على الحلول وفرص التدريب، بدلاً من الإجراءات العقابية للأداء الباهِت.

إذا أصبحت المسآءلة سلبية، فسيتجنبها الموظفون بدلاً من أن يكونوا صادقين بشأن المكان الذي يتعاونون فيه.

وفي بعض الحالات، يمكن أن يكون التدريب على الإدارة في هذا المجال مفيدًا جدًا للمؤسسة.

  • الحصول على ردود الفعل من كلا الجانبين

يجب أن تكون الإدارة قادرة على إعطاء -وكذلك تلقي- ردود فعل صادقة، والعمل مع الموظفين بدلاً من تبنّي موقف قتالي.

فالقدرة على إعطاء ملاحظات عملية مُهِمّة هنا.

  • إعادة النظر في الأهداف حسب الضرورة

مع إستمرار عملية إدارة الأداء، يجب على الإدارة إعادة النظر في الأهداف لمعرفة ما إذا كان ينبغي إجراء أي تعديلات، وكذلك الإهتمام بفرص التطوير الوظيفي لموظفيها.

تتضمن هذه الخطوة مراجعة الأداء العام للموظف، ومدى جودة سير العملية نفسها، وكذلك تتضمن أيضًا المكافأة التي تُعَد جزءًا مهمًا جدًا من العملية الشاملة.

3- المراجعة

  • مراجعة أداء الموظف

في نهاية الدورة السنوية لإدارة الأداء، يجب أن يكون هناك مراجعة دورية لأداء الموظفين، والتي تُسمَّى أحيانًا أيضًا بتقييم الأداء. وعادة ما يتم عقدها مرة واحدة في السنة، من اجل النظر في مدى جودة أداء الموظف خلال تلك الفترة الزمنية.

يجب أن يكون هناك سِجل واضح لتسجيلات الوصول السابقة لإظهار مدى تقدُّم الموظف على مدار العام.

تهدف عمليات تسجيل الوصول الشهرية إلى مساعدة الموظف على حل المشكلات، وتعديل الأهداف، والمهام الأخرى التطلعية. فمراجعة الأداء هي الخطوة الوحيدة التي تنظر إلى الوراء لتقييم سلوك العام الماضي.

  • مراجعة عملية إدارة الأداء

في هذه المرحلة، من المهم لكل من الإدارة والموظفين إلقاء نظرة على العام السابق ومعرفة مدى نجاح عملية إدارة الأداء.

من خلال بعض الأسئلة التي يمكن طرحها، وهي:

  • هل تم تحقيق الأهداف الشخصية والتنظيمية؟ وإذا لم يكن كذلك، فلماذا إذن؟
  • ما هي التحديات التي واجهها الموظف؟
  • ما هو التدريب الذي سيساعد الموظف على الأداء بشكل أفضل؟
  • كيف ساعدت ملاحظات الإدارة؟ إذا لم تساعد، فلماذا؟
  • كيف يمكن تحسين العملية؟
  • هل الوقت المُستغرِق في هذه العملية فعّال؟
  • مُراجعة إستكمال الهدف العام

وبالطبع فإن أحد الأسئلة الرئيسية التي يجب الإجابة عليها هي “هل وصل الموظف إلى أهدافه بالفعل؟ إلى أي مدى نجح الموظف في المهام الموكلة إليه على مدار العام؟”.

من المهم النظر إلى كل من الأهداف الأصغر والأكبر، حيث يمكن أن يعطي هذا مؤشراً على موضع المشاكل أو التداخلات التي يمكن حدوثها عند تطبيق التدريب.

  • إعطاء مُلاحظات عملية

هناك جزء أساسي من المراجعة، وهو إعطاء الملاحظات وتلقّيها.

حيث يجب أن تُقدِّم الإدارة ملاحظات عملية للموظف حتى يعرف المجالات التي يمكنه فيها تحسين أدائه في المستقبل.

يجب أيضًا دعوة الموظف لتقديم ملاحظاته الخاصة حول العملية، وكيف يمكن للإدارة أن تعمل بشكل أفضل حتى نهايتها.

4- الفِعل

الخطوة الأخيرة في عملية إدارة الأداء هي الخاصة بإصدار الفعل.

  • المكافأة والتقدير

الخطوة الأخيرة في عملية إدارة الأداء هي مرحلة المُكافأة والتقدير، وهي من أهم الخطوات الأساسية، حيث أنه لن يظل الموظفون متحفزين إذا لم يتم إعطاؤهم سببًا لذلك.

كما أنه لا يجب أن يكون هذا نقديًا بالضرورة، على الرغم من أنه من المحتمل أن يتضمن تعويضًا نقديًا.

فقد تكون المكافآت الأخرى عبارة عن مشاريع جديدة، أو إعتراف بالتقدير على مستوى الشركة، أو إجازة، أو إعطاء فرص قيادية.

  • تمهيد الطريق لدورة إدارة الأداء للعام المقبل

تمنح نهاية دورة إدارة الأداء للإدارة والموظفين فرصة أخيرة لتقديم ملاحظاتهم حول العملية ككل، وإلتماس الأفكار وردود الفعل لمرحلة التخطيط، من أجل دورة العام المقبل.

إذا أردت أن تتعلم أكثر عن عملية إدارة الأداء، والمهارات التي تحتاج التزوّد بها لتصبح قائداً مؤثراً، يُوفِّر لك OPTIMUS INSTITUTE برنامج القائد المحترف ( Professional leader Program) ، وهو برنامج مثالي لأولئك الذين يبحثون عن طريقة بسيطة وفعّالة لتعزيز مهاراتهم القيادية الرئيسية من خلال التركيز على سلوكياتهم الإدارية.

جميع شهادات Optimus معتمدة من ATHE & QUALIFI.

 لمعرفة المزيد عن برامج Optimus وجميع دوراتنا، قم بزيارة موقعنا على الإنترنت

https://optimus-edu.ae/

أو راسلنا على صفحة الفيسبوك

https://www.facebook.com/optimusinstitute

 

Leave A Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *