نحن نعيش حاليًا في عالم مليء بالعديد من السيناريوهات والمشاريع المختلفة في حياتنا العملية اليومية، وأصبحت تؤثر هذه المتغيرات علينا كثيرًا لدرجة أن الإنتاجية أصبحت تعاني هي أيضاً في العديد من المستويات.
لا يُمكننا ببساطة أن نلف رؤوسنا عن مثل هذه التعقيدات الكبيرة، حتى لو كانت لدينا الإستراتيجية المناسبة، أو القائد ذو العقلية الفعّالة، والذي يُمكنه مساعدتنا في تجاوز هذه المحنة.
وفي هذه المقالة، سنحاول مساعدتك على دراسة بعض الأدوات والتقنيات الفعّالة، التي يمكن إستخدامها في مختلف مجالات الثقافة التنظيمية، والتي تُسهِّل عليك إنشاء إستراتيجية فعّالة، وتقديم مشروع ناجح بالدرجة الأولى.
تقنيات إدارة المشاريع
فيما يلي بعض أكثر تقنيات إدارة المشاريع جدارة بالملاحظة، والتي يتم إستخدامها بشكل شائع في الصناعة في الوقت الحالي.
- التقنية الكلاسيكية
تعتبر التقنية الكلاسيكية إجراءً رائعًا يتضمن وضع خطة مناسبة، لتغطية جميع أنشطة العمل القادمة، والمهام التي يتعين القيام بها، وما يجب أن تكون سلسلة التطبيق عليه لتحدد المهمة التي يجب القيام بها أولاً، بالإضافة إلى تخصيص الموارد والمهام المناسبة وفقًا لأهميتها، وإعطاء وتلقي الملاحظات المناسبة من الفريق، والتي تساعد في بناء الفريق، وكذلك مراقبة جودة العمل المُنجَز، وكيفية الوفاء بالمواعيد النهائية من قِبَل الفريق.
- تقنية الشلال
تُعد تقنية الشلال أيضًا أداة تقليدية لإدارة المشاريع، لأنها تعتمد على النهج الكلاسيكي المذكور أعلاه، وتنقله إلى مستوى جديد تمامًا.
وكما يوحي العنوان، تعتمد تقنية Waterfall أو الشلال على مهام إدارة المشروع الخاصة بك، ليتم التعامل معها بتسلسل مناسب، حيث يتم تنفيذ المهمة التالية وأداءها بشكل جيد عند إكتمال المهمة السابقة، تمامًا مثل الشلال الذي يتدفق من خلاله المهام إلى الإتجاه المطلوب بسلاسة، ولكن فقط إذا تم إكمالها بطريقة متسلسلة.
- إدارة المشاريع الرشيقة
إدارة المشاريع الرشيقة أو Agile Project Management هي أشهر تقنيات إدارة المشاريع وأكثرها تميزًا عند التطبيق، لأنها تتعامل مع المشاريع بطريقة مختلفة تمامًا عن الإجراءات التقليدية الأخرى.
النهج الرشيق في الأساس يعتمد على تحويل خطوات المشروع الكبيرة إلى خطوات تشبه سباقات السرعة القصيرة، والتي تساعد في القدرة على وضع تحليل مُفصّل للعملية برمتها خلال مرحلة التطوير.
يساعد هذا التحليل التفصيلي في التخطيط الفعّال، والتكيف وفقًا للإحتياجات والتغييرات الطارئة في المشروع.
كل هذه الأنشطة تؤدي إلى التحسين المستمر خلال مرحلة التطوير، كما أن فِرَق العمل تصبح أكثر تنظيماً وتعاوناً، وتميل إلى تحقيق أفضل النتائج الممكنة.
عادةً ما تتضمن الأطر الرشيقة تقنيات مختلفة مثل، Scrum، وKanban، وFDD، وDSDM، وما إلى ذلك.
- العملية العقلانية الموحّدة (RUP)
RUP هو إطار عمل مُذهِل تم تصميمه خصيصًا لسوق البرمجيات، حيث يمكن لفرق تطوير البرامج والمشاريع الإستفادة من هذا الإطار، وتحقيق أفضل النتائج الممكنة.
تصف العملية الموحدة العقلانية تنفيذ عملية التطوير المتسلسلة أو التكرارية، مثل تقنية Waterfall أو الشلال، ولكن مع القليل من التغيير، حيث أن التعليقات التي تم جمعها لتحسين المشروع في جميع التكرارات والتعديلات المستقبلية مستوحاه من مستخدمي المنتج المباشرين.
- تقنية تقويم ومراجعة البرنامج
تقنية تقييم البرنامج ومُراجعته (PERT)، هي تقنية رائعة لإدارة البرامج تُستخدم على نطاق واسع في العديد من المجالات والصناعات المختلفة.
الطريقة التي تعمل بها هذه التقنية هي أنها تُسهِّل المشروع من خلال سيناريوهات مخطط لها، ومعقدة للغاية، ومُفصّلة بشكل مذهل، فتساعد فريق التطوير على تصور العملية بأكملها ونتائجها النهائية بشكل صحيح على مخططات PERT.
الميزة الرئيسية لهذه التقنية هي أنها تقوم بتحليل فعّال للمهام التي يتم تنفيذها داخل المشروع، ويساعد هذا الفريق على تتبع جميع أنشطة التطوير الخاصة بهم، وكذلك إصلاح نقاط ضعفهم.
تم تصميم هذه التقنية في الأصل من قبل البحرية الأمريكية خلال حقبة الحرب الباردة، مما ساعدها على زيادة كفاءة أنشطة العمل التي تم إجراؤها من خلال تطوير هذه التقنية الجديدة.
- تقنية المسار الحَرِج
تقنية المسار الحرج هي إجراء مذهل يتم إستخدامه للعديد من المشاريع والمهام، لجدولة أنشطة العمل والتخطيط لها، وفقًا للمتطلبات المذكورة في مُلخص المشروع.
ترتبط هذه التقنية أيضًا بأسلوب تقييم البرنامج وتقنية المراجعة المذكورة أعلاه.
هذه تقنية رائعة تُستخدم لإكتشاف وتأكيد المسار الطويل للمهام المطلوب تنفيذها، ما يعني أن تلك الأنشطة التي من المفترض أن تحدث على مسار معين لها أهمية حاسمة، بحيث يمكن أداء المهام بشكل فردي وليس بطريقة متسلسلة كما هو معتاد.
هذه الأهمية الحاسمة التي تكتشفها التقنية مفيدة، لأنه بعد ذلك يمكن لفرق التطوير التحكم في المشروع وجهاً لوجه وإكمال هذه المهام الحرجة أولاً، وهذا بدوره يوفر لهم وقتًا ثمينًا، ويُمكِّنهم من إكمال المشروع بسهولة نسبية، بمجرد الإنتهاء من العمل الأكثر أهمية.
- تقنية السلسلة الحرجة
تقنية السلسلة الحرجة هي إشتقاق مُذهِل من منهجيات إدارة مشاريع المسار الحرج أو PERT، ولديها نهج أكثر إسترخاءاً من حيث أوامر المهام والجدولة، ويقترح هذا النهج أنه يجب أن يكون هناك المزيد من المرونة أثناء تخصيص الموارد للمهام المختلفة، وكذلك المزيد من الإهتمام بتحليل كيفية قضاء وقت الفريق في أنشطة المشروع المختلفة.
تقترح تقنية السلسلة الحرجة أو (CCT) أن العمل يجب أن يتم على أساس تحديد الأولويات، وأيضًا أنه يجب تحليل التبعيات المتعلقة بالمشروع بشكل صحيح، بينما يجب تحسين الوقت المُستغرَق في الأنشطة المختلفة بعناية أكبر.
- إدارة المشاريع القصوى (XPM)
تمتلك إدارة المشاريع القصوى أو (XPM) نهجًا أكثر مرونة وتفاؤلًا عندما يتعلق الأمر بالتخطيط لمشروع ما، وتُصِرُّ على أن النهج يجب أن يكون مفتوحًا، ويجب أن يتم تقليل الشكليات في ثقافة الشركة، وكذلك ألا يكون سلوك الإدارة صارِمًا وحتميًا.
أدوات إدارة المشروع
وفيما يلي قائمة بالأدوات التي ستحتاج إلى إستخدامها أثناء إدارة مشروعٍ ما.
- تنظيم سير العمل والتخطيط
البدء الفعلي لأي مشروع والجزء الأكثر أهمية فيه هي مرحلة التخطيط، والتي تُعد أساسًا جوهر العملية برمتها، حيث تُحدِد هذه الخطوة من سيقوم بتنفيذ المشروع، وكيف سيتم تنفيذه بحيث يمكن ضمان الجودة المطلوبة وتحقيقها في المستقبل على أكمل وجه.
تميل الشركات الكبيرة إلى إستخدام حلول شاملة مثل _ MS Project_ المُصممة للفرق الكبيرة، لكن الأمر يختلف بدوره مع الفرق الأصغر.
فهناك الكثير من البدائل المختلفة في السوق التي يمكنك تجهيز نفسك بها والتي قد لا تحتوي على جميع الميزات الفاخرة لتلك الحلول الشاملة، ولكن لا يزال بإمكانك إنجاز المهام من خلال ميزات التخطيط ووضع خريطة الطريق، والتي تكون مفيدة لتصوُّر المستقبل لتحقيق التقدم للمشروع.
- التواصل
نظرًا لأن التواصل هو عامل رئيسي وهام تقريبًا في جميع التقنيات والمنهجيات ليس فقط في سياق إدارة المشروع، ولكن أيضًا في مناطق أخرى من السوق، لذا فإنه يجب أن يكون التواصل داخل فريق المشروع متكررًا وفعالاً.
يُمكِنك إستخدام رسائل البريد الإلكتروني لجميع العناصر الرسمية، ولكن يُمكِنك أيضًا إستخدام تطبيقات مثل Skype و Slack، لإجراء محادثات مرتجلة بين أعضاء الفريق مما سيزيد من تعاون الفريق ويؤدي إلى نمو إيجابي في الإنتاجية.
- الجدولة وإدارة الوقت
المال هو العامل الرئيسي والأهم في تطوير المشاريع أو أي شيء بشكل عام، وبينما يُسمح لك في بعض المشاريع بالحرية في إنفاق المزيد من الموارد والوقت دون تفكير، إلا أنه في بعض المشاريع الأخرى عليك توخي الحذر عند الإنفاق من الإيرادات.
ويرجع هذا إلى الوقت والموارد المحدودين للمشروع منذ البداية، وأيضًا لأنك لست مضطرًا إلى إنفاق موارد قيّمة على فِرق العمل والمعدات، لذلك يجب عليك دائمًا جدولة المواعيد، وتوضيح وكذلك تأكيد التواريخ مع جميع أعضاء الفريق قبل إنفاق جميع الإيرادات في غرفة فارغة مليئة بالموارد، ولكن ينقصها القوة البشرية.
تُقدِّم لك مؤسسةOptimus Institute برنامجها PMP لإدارة المشروعات والمُصمم لأي شخص يرغب في بدء حياته المهنية كمدير مشروع، أو لمديري المشاريع الحاليين لإثراء معرفتهم وممارساتهم.
كما يوفر لك برنامج PMP من Optimus Institute كل المعرفة اللازمة لإدارة أي مشروع بنجاح، وفهم أهمية إدارة المعلومات، والآثار المترتبة على مخاطر العمل المُختلِفة.
لمعرفة المزيد عن برنامج PMP وجميع دورات Optimus، قم بزيارة موقعنا على الإنترنت
أو راسلنا من خلال صفحتنا على موقع فيسبوك